Hallo,
wie schwierig ist es, einen geeigneten Ort für eine Veranstaltung zu finden, davon haben wir das letzte Mal berichtet. Heute schreiben wir über alle anderen Stolpersteine, die einem bei der Planung wortwörtlich in den Weg springen.
Wo fangen wir am besten an… bei der großen Frage, ist es notwendig meine Veranstaltung anzumelden? Um dieser Sache auf den Grund zu gehen, waren mehrere E-Mails und ein paar Telefonate nötig. Am Ende kam heraus, der Stadt wäre es am liebsten, es wird alles angemeldet. Jedoch ist dies nur eine Empfehlung. Alles mit über 200 Besuchern oder wofür öffentlicher Raum in Anspruch genommen wird, ist meldepflichtig. Beide Anforderungen erfüllt unser Yume No Matsuri nicht.
Dann kam die Frage auf, ist es uns als Verein erlaubt Snacks und Getränke zu verkaufen. Nach einiger Recherche ergab sich: Ja, wenn wir vorher ein Gewerbe angemeldet haben. Ohne eine Gewerbeanmeldung wäre es uns sogar untersagt Eintrittskarten zu verkaufen.
Um die Sache kurz zu halten, Anmeldungen bei Behörden sind umständlich.
Als Sahnehäubchen wurde uns dann noch mitgeteilt, die Gewerbeanmeldung allein ist nicht ausreichend für den Getränkeverkauf. Dafür wird die Erst- oder Änderungsanzeige eines vorübergehenden Gaststättengewerbes benötigt. Diese ist wiederum bei einer anderen Behörde einzureichen.
„Wir stärken das Ehrenamt!“ Nun wir haben das Gefühl, in diesem Satz fehlt das Wort „nicht“.
Von den Problemen, beim Verschieben ganz zu schweigen. Dies hat uns ein paar Nerven gekostet. Glücklicherweise haben wir eine neue Lokation gefunden, die uns sehr entgegengekommen ist. Ein großes Dankeschön, an die Verantwortlichen vor Ort.
Viele der Zeichner, die sich bereits beworben hatten, haben uns trotzdem zugesagt. Dafür sind wir sehr dankbar und freuen uns schon auf die Stände.
Wie zuvor erwähnt, hat uns dies alles Nerven gekostet. Dabei war das nur ein Teil der Organisation für das Event.
Aus organisatorischen Gründen hat ein Caterer für Erfrischungen leider abgesagt. Der Versuch, den freien Platz neu zu besetzen, verlief bisher ergebnislos.
Auch jemanden zu finden, der für das leibliche Wohl sorgt, gestaltet sich schwierig. Von vielen hören wir lapidar, wir wären als Veranstaltung zu klein, es würde sich daher nicht für sie lohnen.
Wieder andere sind aufgrund der eigenen Kapazitäten nicht in der Lage einen Eventstand zu betreuen. Bei einigen blieben unsere Anfragen allerdings auch schlicht unbeantwortet. Wir bleiben weiter am Ball. Vielleicht haben wir demnächst auch eine gute Nachricht zu verkünden.
Wer das Instagram-Profil von Yume No Matsuri verfolgt, hat gesehen, dass wir dabei sind Workshops zu organisieren. Die Planungen laufen.
Übrigens wer uns während der Veranstaltung unterstützen möchte, wir suchen noch fleißige Helfer.